Bij shortlease zijn brandstofkosten meestal niet inbegrepen in het all-in tarief. De meeste shortlease aanbieders rekenen brandstof apart omdat verbruik sterk verschilt per gebruiker en project. Je betaalt dus het leasetarief plus je eigen tankkosten. Sommige aanbieders bieden wel alternatieven zoals tankkaarten of kilometervergoedingen. Het is belangrijk om dit vooraf goed af te spreken om budgetoverschrijdingen te voorkomen.
Wat betekent ‘brandstofkosten inbegrepen’ bij shortlease precies?
‘Brandstofkosten inbegrepen’ betekent dat je een vast bedrag per maand betaalt waarin ook de brandstof zit. Dit komt echter zelden voor bij shortlease omdat het voor leasemaatschappijen moeilijk te calculeren is. Bij de meeste shortlease aanbieders krijg je een all-in tarief dat verzekering, onderhoud, wegenbelasting en pechhulp omvat, maar brandstof blijft apart.
Wanneer brandstofkosten wel inbegrepen zijn, werkt dit meestal via een maandelijks brandstofbudget. Je krijgt bijvoorbeeld €200 per maand voor brandstof. Verbruik je minder, dan krijg je geen geld terug. Ga je erover, dan betaal je bij. Dit systeem is vooral interessant voor bedrijven met voorspelbare rijtaken.
Veel leasemaatschappijen bieden wel een tankkaart aan waarmee je kunt tanken. De kosten worden dan maandelijks bij je leasetermijn opgeteld. Dit geeft je overzicht over je brandstofuitgaven zonder dat je contant hoeft te betalen bij het tankstation.
Waarom zijn brandstofkosten meestal niet inbegrepen bij shortlease?
Shortlease aanbieders rekenen brandstofkosten apart omdat het verbruik enorm kan verschillen tussen gebruikers. De ene klant rijdt 500 kilometer per maand in de stad, de andere 3000 kilometer over de snelweg. Voor leasemaatschappijen is het risico te groot om dit in een vast tarief op te nemen.
Bij langlopende leasecontracten kunnen maatschappijen beter inschatten hoeveel iemand rijdt. Ze hebben meer tijd om het verbruik te monitoren en bij te sturen. Bij shortlease van enkele maanden is deze voorspelbaarheid er niet. Daarom kiezen ze voor de veilige optie: jij betaalt wat je verbruikt.
Ook praktisch gezien is het makkelijker. Je tankt gewoon zelf en betaalt direct, of je gebruikt een tankkaart. Dit bespaart administratie en discussies over verbruik achteraf. Voor bedrijven met projectmatig werk is dit vaak zelfs handiger omdat je precies weet wat elk project kost aan brandstof.
Hoe voorkom je onverwachte brandstofkosten bij shortlease?
Vraag altijd vooraf naar de brandstofregeling voordat je het contract tekent. Sommige aanbieders hebben verrassingen in de kleine lettertjes, zoals minimum brandstofkosten per maand of extra kosten voor tankkaartgebruik. Zorg dat je precies weet wat je wel en niet betaalt.
Bereken je verwachte brandstofverbruik realistisch in. Voor projectwerk kun je dit doen door de totale kilometers te schatten en te delen door het verbruik van het voertuig. Tel daar 10-15% bij op voor onvoorziene ritten. Een bestelbus verbruikt gemiddeld 1 op 12, een personenauto vaak 1 op 15.
Maak afspraken over wie er mag tanken en waar. Bij sommige tankkaarten kun je alleen bij bepaalde merken terecht. Voor projectlocaties in afgelegen gebieden kan dit problemen opleveren. Vraag ook naar de afrekening: wordt dit wekelijks, maandelijks of achteraf verrekend?
Houd een logboek bij van je ritten en tankbeurten. Dit helpt niet alleen bij de administratie, maar ook om patronen te herkennen. Misschien kun je routes optimaliseren of zuiniger rijden om kosten te besparen.
Welke alternatieven heb je voor brandstofkostenvergoeding bij shortlease?
De meest gebruikte optie is een tankkaart die je bij het contract krijgt. Hiermee tank je bij aangesloten stations en de kosten worden automatisch verrekend. Dit is handig voor administratie en geeft je overzicht van alle brandstofkosten per voertuig.
Kilometervergoedingen werken goed voor bedrijven die hun medewerkers willen vergoeden. Je krijgt een vast bedrag per gereden kilometer, bijvoorbeeld €0,35. Dit dekt zowel brandstof als slijtage. Voor korte projecten kan dit voordeliger uitpakken dan aparte berekeningen.
Een brandstofbudget per maand geeft zekerheid over je maximale kosten. Je krijgt bijvoorbeeld €300 per maand voor brandstof. Ga je eronder, dan bespaar je geld. Ga je erover, dan betaal je bij. Dit werkt vooral goed voor bedrijven met redelijk voorspelbare rijtaken.
Voor projectmatig werk kun je ook kiezen voor nachttanken en bonnetjes bewaren. Je declareert dan achteraf je brandstofkosten. Dit geeft de meeste flexibiliteit maar vraagt meer administratie. Het is vooral handig als je op wisselende locaties werkt waar niet altijd de juiste tankstations zijn.
Hoe Select Car Lease helpt met brandstofkostenbeheer
Select Car Lease biedt transparante shortlease oplossingen waarbij brandstofkosten altijd helder gescheiden blijven van je leasetermijn. Hierdoor krijg je volledige controle over je brandstofbudget en voorkom je onverwachte kosten. Onze aanpak zorgt ervoor dat je precies weet waar je aan toe bent:
• Flexibele tankkaart oplossingen – Tank bij alle grote ketens en krijg maandelijks een overzichtelijke factuur
• Transparante kostenstructuur – Geen verborgen kosten of minimumbedragen voor brandstofverbruik
• Persoonlijk advies – Wij helpen je de beste brandstofregeling kiezen voor jouw specifieke project
• Administratieve ondersteuning – Overzichtelijke facturen die perfect aansluiten bij je boekhouding
Wil je weten hoe onze shortlease oplossingen jouw bedrijf kunnen helpen met efficiënt brandstofkostenbeheer? Neem dan contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek. Wij zorgen ervoor dat je je kunt focussen op je projecten, terwijl wij de praktische zaken regelen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik meer brandstof verbruik dan verwacht tijdens mijn shortlease periode?
Je betaalt simpelweg de extra brandstofkosten die je maakt. Bij gebruik van een tankkaart worden deze automatisch bij je maandelijkse factuur opgeteld. Bij contant tanken bewaar je de bonnetjes voor je eigen administratie. Er zijn geen boetes of extra kosten, alleen de werkelijke brandstofprijs die je hebt betaald.
Kan ik tijdens mijn shortlease contract overstappen van tankkaart naar contant betalen?
Dit hangt af van je leasemaatschappij, maar bij de meeste aanbieders is dit mogelijk. Neem contact op met je accountmanager om de wijziging door te geven. Houd er rekening mee dat je dan wel zelf alle tankbonnetjes moet bewaren voor je administratie en eventuele BTW-teruggave.
Hoe bereken ik realistisch mijn brandstofbudget voor een shortlease project?
Schat eerst je totale kilometers in en deel dit door het gemiddelde verbruik van je voertuig (bijv. 1 op 12 voor bestelwagens). Vermenigvuldig met de huidige brandstofprijs en tel 15-20% toe voor onvoorziene ritten en prijsstijgingen. Voor een project van 2000 km met een bestelwagen: 2000÷12×€1,70×1,15 = ongeveer €325.
Zijn er shortlease aanbieders die wel een all-in tarief inclusief brandstof aanbieden?
Ja, enkele gespecialiseerde aanbieders bieden dit aan, meestal voor langere shortlease periodes (6+ maanden) met voorspelbaar gebruik. Dit tarief ligt wel significant hoger omdat de aanbieder het brandstofrisico meeprijst. Vraag altijd naar de voorwaarden, want vaak geldt er een maximum aantal kilometers per maand.
Wat moet ik doen als mijn tankkaart niet werkt bij een tankstation?
Tank eerst contant en bewaar het bonnetje. Neem daarna direct contact op met je leasemaatschappij om het probleem te melden. Zij kunnen de kosten meestal binnen enkele dagen terugstorten of verrekenen met je volgende factuur. Zorg dat je altijd het kenteken en tijdstip van tanken noteert.
Kan ik brandstofkosten aftrekken van de BTW bij shortlease?
Ja, als ondernemer kun je de BTW op brandstofkosten gewoon terugvragen, net zoals bij andere zakelijke uitgaven. Bij tankkaartgebruik krijg je automatisch BTW-facturen van je leasemaatschappij. Bij contant tanken moet je alle bonnetjes bewaren en deze opgeven bij je BTW-aangifte.
Hoe voorkom ik brandstofkosten aan het einde van mijn shortlease contract?
Lever het voertuig terug met dezelfde brandstoftank niveau als bij ophaling (meestal vol). Check dit vooraf in je contract. Sommige aanbieders rekenen een toeslag als je met een lege tank terugkomt, vaak tegen een hogere prijs dan bij het tankstation. Plan daarom je laatste tankbeurt vlak voor de teruggave.