Welke administratie moet je bijhouden bij shortlease?

Bij shortlease houd je administratie bij van alle documenten, kosten en BTW-gerelateerde zaken. Je bewaart contracten, facturen, verzekeringspapieren en onderhoudsbewijzen voor belastingdoeleinden. Voor ondernemers zijn shortlease-kosten meestal volledig aftrekbaar en kun je BTW terugvragen. Digitale tools maken het bijhouden van deze administratie veel eenvoudiger dan handmatige registratie.

Welke documenten heb je nodig voor shortlease administratie?

Voor shortlease administratie bewaar je het leasecontract, alle maandelijkse facturen, verzekeringspapieren en eventuele onderhoudsbewijzen. Deze documenten zijn nodig voor belastingaangifte en mogelijke controles. Bewaar alles minimaal zeven jaar, zoals de belastingdienst voorschrijt.

Het leasecontract vormt de basis van je administratie. Hierin staan alle voorwaarden, kosten en wat er in de maandelijkse prijs zit. Zorg dat je altijd een kopie hebt van de getekende overeenkomst.

De maandelijkse facturen zijn cruciaal voor je boekhouding. Deze toon je aan welke kosten je hebt gemaakt en wanneer. Bij shortlease krijg je meestal één overzichtelijke factuur per maand waarin alle kosten staan.

Verzekeringspapieren bewaar je apart, ook al zit de verzekering vaak in je shortlease-prijs. Mocht er schade ontstaan, dan heb je deze documenten nodig voor afhandeling.

Onderhoudsbewijzen en reparatiebonnen houd je bij, zelfs als onderhoud in je contract zit. Deze kunnen handig zijn bij discussies over slijtage of bij het inleveren van de auto.

Hoe houd je de kosten van shortlease bij voor de belasting?

Shortlease-kosten registreer je per maand in je administratie onder vervoerskosten of leasekosten. Voor ondernemers en zzp’ers zijn deze kosten meestal volledig aftrekbaar van de winst. Particulieren kunnen shortlease niet aftrekken, tenzij het voor zakelijk gebruik is.

Maak voor elke maand een aparte regel in je boekhouding. Noteer de datum, het bedrag en een korte omschrijving zoals “shortlease personenauto maart 2024”. Dit maakt controle en overzicht veel makkelijker.

Als je de auto zowel zakelijk als privé gebruikt, dan trek je alleen het zakelijke deel af. Houd een rittenregistratie bij om het zakelijke percentage te kunnen aantonen. De belastingdienst controleert dit vaak streng.

Let op extra kosten die niet in je shortlease zitten, zoals brandstof of parkeerkosten. Deze registreer je apart onder de juiste kostenposten. Bewaar alle bonnetjes en facturen als bewijs.

Voor je jaarlijkse aangifte tel je alle shortlease-kosten bij elkaar op. Dit bedrag vul je in bij de bedrijfskosten of als aftrekpost, afhankelijk van je situatie.

Wat moet je weten over BTW en shortlease administratie?

Bij shortlease betaal je 21% BTW over de maandelijkse kosten. Als ondernemer kun je deze BTW terugvragen via je BTW-aangifte. Zzp’ers en bedrijven die BTW-plichtig zijn, krijgen de betaalde BTW terug van de belastingdienst.

Op je shortlease-factuur staat het bedrag exclusief BTW, de BTW apart en het totaalbedrag inclusief BTW. Deze onderverdeling heb je nodig voor je BTW-administratie.

Het exclusieve bedrag boek je als kostenpost in je administratie. De BTW-component voer je in als “te vorderen BTW” of “voorbelasting”. Zo kun je deze BTW verrekenen met de BTW die je zelf int.

Let op: als je de shortlease-auto ook privé gebruikt, dan mag je niet alle BTW terugvragen. Je moet het privégebruik eruit halen, net zoals bij de inkomstenbelasting.

Particulieren die geen BTW-plichtige ondernemer zijn, kunnen de BTW niet terugvragen. Voor hen is het bedrag inclusief BTW gewoon de totale kosten van de shortlease.

Welke administratie-apps en tools maken shortlease bijhouden makkelijker?

Digitale tools zoals boekhoudprogramma’s en uitgaven-apps automatiseren veel administratiewerk. Je fotografeert facturen, de app leest de gegevens uit en boekt alles automatisch. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten bij handmatige invoer.

Eenvoudige uitgaven-apps zoals Expensify of Receipt Bank zijn handig voor kleine ondernemers. Je maakt een foto van je shortlease-factuur en de app zorgt voor de rest. De gegevens exporteer je naar je boekhouding.

Professionele boekhoudprogramma’s zoals Exact Online, Twinfield of SnelStart bieden meer mogelijkheden. Je kunt automatische boekingsregels instellen voor terugkerende shortlease-kosten. Dit maakt maandelijkse verwerking heel eenvoudig.

Voor zzp’ers zijn programma’s zoals MoneyBird of InformerOnline vaak voldoende. Deze zijn goedkoper dan professionele pakketten maar bieden wel alle functionaliteit voor shortlease-administratie.

Veel apps koppelen direct met je bankrekening. Zodra je een shortlease-factuur betaalt, herkent de software dit automatisch en boekt het bedrag naar de juiste kostenpost.

Hoe zorgt Select Car Lease ervoor dat jouw administratie klopt?

Wij leveren je elke maand een duidelijke factuur met alle kostenonderdelen netjes uitgesplitst. De BTW staat apart vermeld en alle informatie die je nodig hebt voor je administratie vind je terug op één overzichtelijk document.

Je krijgt van ons digitale facturen die je direct kunt uploaden naar je boekhoudprogramma. Geen gedoe met scannen of handmatig overtypen van bedragen. Alles staat er precies op zoals je het nodig hebt.

Onze shortlease-contracten zijn helder en transparant. Je weet precies wat je betaalt en waarvoor. Dit maakt je administratie eenvoudig omdat er geen verborgen kosten of onduidelijke posten zijn.

Heb je vragen over je factuur of administratie? Ons team helpt je graag verder. Via onze contactpagina bereik je ons snel voor uitleg over specifieke kostenposten of administratieve vragen.

Door onze all-in aanpak krijg je maar één factuur per maand. Geen losse rekeningen voor verzekering, onderhoud of wegenbelasting. Dit houdt je administratie overzichtelijk en bespaart je veel tijd bij de boekhouding.